Tag: "tips"

Scrumtavlan - vän eller fiende?

Daily meeting

Många team har dagliga möten för att synka sig med varandra, och det görs på många olika sätt. Här finns det inget rätt eller fel. Bara mer eller mindre bra sätt. Ett av de problem som jag har sett är att man följer Scrumguiden mekaniskt utan att tänka efter varför man gör det man gör. Man samlas framför Scrumtavlan och rapporterar. Man svarar på frågorna.

  1. Vad har jag gjort?
  2. Vad ska jag göra?
  3. Vilka problem har jag?

Men man glömmer ofta bort den andra delen av frågorna. Där det står om teamet och sprintmålet. Det blir väldigt mycket fokus på individer och inte på teamet. Man missar att jobba tillsammans mot ett gemensamt mål.

Transparens, inspektera och anpassa (upprepa)

Enligt Scrumguiden så är det dagliga mötet till för utvecklingsteamet. Det är bara utvecklarna som får yttra sig i mötet. Andra intressenter kan vara med och lyssna men det är ett planeringsmöte för utvecklingsteamet. Mötet ska hjälpa utvecklingsteamet att planera sitt arbete, till nästa dagliga möte. För att mötet ska bli så bra som möjligt måste det råda transparens. Det är en av de agila grundpelarna. Då måste det vara sanningen som finns på scrumtavlan, oberoende om den är digital eller analog. Det teamet jobbar med är det som syns på scrumtavlan. Inget göms och allt som finns på scrumtavlan är aktuellt.

scrumboard

Den andra grundpelaren är inspektera. Det är det vi gör på mötet. Hur ligger vi till nu? Kommer vi att nå vårt mål för den här sprinten? Om teamet anser/inser att de inte kommer att nå i mål så måste de agera. Detta är anpassningen, den tredje grundpelaren. Vad och hur de ska agera för att göra sin anpassning är upp till dem. Ska någon informeras? Ska vi ta bort lite arbete?

Börja med det viktigaste på scrumtavlan

Ett relativt enkelt sätt att få till dessa tre delar är att man tittar på scrumtavlan uppifrån och till höger. Istället för att ha ett personfokus, så fokuserar man på det som är viktigast just nu för teamet. Man har ett teamfokus, eller ett uppgiftsfokus. Då rekommenderar jag att man börjar uppifrån, där det viktigaste oftast finns. Man tittar från höger för där finns de sakerna som är närmast mål. Man försöker bli klar med någon uppgift. Jag brukar jämföra det med innelaget i brännboll (eller baseball). De får bara poäng när någon kommer tillbaks hem igen (de går i mål).

scrum board, where to start the inspection
scrum board, order of inspection

Ofta har jag sett team som inte vet hur man vinner i detta spel som vi kallar produktutveckling. Jag anser att man vinner genom att göra nåt klart. Det finns en bra slogan på engelska för det här, "Stop Starting, Start Finishing". För mig betyder den att det är mycket viktigare att avsluta något än att påbörja något.

Problem med scrumtavlan

Ett vanligt förekommande problem är att scrumtavlan är en stor (oprioriterad) hög med uppgifter som är dåligt nedbrytna och otydligt definierade. Vilket gör att man vet inte när en uppgift är klar. Då är det svårt att komma i mål.

Ett annat problem är när man använder sig av ett digitalt verktyg och låter det styra sitt arbetssätt snarare än att verktyget ska stödja det sätt vi vill jobba på. Det kan t.ex. vara att det inte finns stöd för en traditionell scrumtavla utan det blir mer av en lista av uppgifter. Då kan det bli svårt att överblicka och prioritera.

Varför fingerröstning?

Eviga diskussioner utan (be)slut

Fingerröstning (fist of five på engelska) är en enkel metod för en grupp människor att fatta beslut. I många sammanhang spenderas mycket tid på att diskutera olika frågor utan att kunna ta beslut. Ibland är diskussionen det viktigaste. Men om det är viktigare att ta beslut, kan fingerröstning vara ett verktyg för att inte bara diskutera.

Vad är fingerröstning?

Fingerröstning är en samarbetsövning med inslag av fysisk aktivitet. Fingerröstningen börjar ofta med att man diskuterar en fråga. Utifrån detta formulerar någon person i gruppen ett förslag att ta ställning till. Denna personen kan antingen vara en medlem i gruppen eller en utsedd facilitator.

I början kan det vara lite svårt att formulera sig på ett bra sätt. Det kan behövas flera försök innan man hittar en lämpligt formulering att rösta om. Men ge inte upp, till slut går det bra och effektiviteten i beslutsfattandet ökar.

När förslaget är formulerat för alla att ta ställning till, så funderar varje person (tyst för sig själv) på hur bra de tycker att förslaget är på en skala från ett till fem.

Svarsalternativ i fingerröstning
  1. Ett finger betyder dåligt.
  2. Två fingrar betyder att jag vill säga något innan vi kan komma till beslut, t.ex. göra ett tillägg eller ett förtydligande.
  3. Tre fingrar betyder att jag kan acceptera förslaget.
  4. Fyra fingrar betyder att jag tycker att det är ett bra förslag.
  5. Fem fingrar betyder att detta är den bästa idén jag hört och jag kommer att gå i bräschen för den.

Fingerröstning handlar inte om att alla ska tycka lika utan att alla i gruppen ska kunna komma till tals och att alla kan acceptera förslaget.

Hur gör man fingerröstning?

När personerna i gruppen bestämt sig för hur de vill rösta håller de fram sin knutna hand för att visa att de är klara. Detta förfarande har två stora fördelar:

  1. Genom att alla tänker först och sen visar sina röster samtidigt så slipper man att någon "ankrar" beslutet. Dvs att någon påverkar de andra att rösta på ett visst sätt.
  2. Genom att tänka först och sen hålla fram sin knutna hand så visar man att man har tänkt klart och att man är redo att rösta.

När alla visar sina knutna händer kan någon räkna till tre eller på nåt annat sätt signalera att det är dags att visa sina röster.

Då behöver man inte prata om huruvida man är redo att visa sitt beslut eller ej. Genom att man håller fram sin knutna hand så snabbar man upp processen så att ingen behöver facilitera röstningen och på så sätt kan man spendera minimalt med tid i själva fingerröstningen. Detta främjar samarbete, självstyrning och effektivitet.

Resultatet av en fingerröstning

I den bästa av världar röstar alla för förslaget utan invändningar. Men ibland (eller ganska ofta) så är det någon som inte kan acceptera förslaget. D.v.s. de visar en eller två fingrar. Vad händer då? Då måste man lyssna in den eller de personerna som inte kan acceptera förslaget. Då har personen rätt (och en skyldighet gentemot de andra) att utrycka sina farhågor kring förslaget. Om personen har en kommentar som behöver ett klargörande, så kan man göra en ny fingerröstning med samma formulering efter att man diskuterat lite till. Annars får man försöka hitta en ny formulering att fingerrösta om.

På detta sätt garanteras alla närvarande att vara delaktiga i beslutet och att alla får komma till tals.

När och var gör man fingerröstning?

 

Valfri grupp av människor

Denna metod är så enkel att man kan använda den i många olika sammanhang. T.ex. i familjen, i sitt arbetslag, i sin fotbollsklubb, på styrelsemötet i bostadsrättsföreningen. Eller någon annanstans där man är några personer som vill ta ett beslut snabbt och enkelt. Där man vill fokusera på sakfrågan och ta beslut, och inte på hur man tar beslutet.

När man väl förstått hur fingerröstning fungerar vill man inte göra på nåt annat sätt. I en ny konstellation av människor kan det vara nyttigt att diskutera detaljerna om hur man gör, annars kanske man har olika uppfattningar om hur det ska gå till. Jämför t.ex. med att många har olika varianter av regler för vanliga lekar och sällskapsspel. "I vår familj gör vi så här..."

 

Hjälp med fingerröstning, eller något annat som främjar lagarbete och självstyre?

Vi på ProAgile använder fingerröstning i många olika sammanhang i vår vardag. Vi har lärt oss att detta hjälper oss att fokusera på det som verkligen är viktigt och maximera värdet av det vi gör. Vill du oxå ha hjälp med att fokusera på det som verkligen är viktigt? Tveka inte att höra av dig till oss!