Tag: "teams"

Vi bygger ProAgile-laget

Vi har under 2018 expanderat med ytterligare tre duktiga agila coacher, Stefan, Lisa och Emelie. Vi vill leva som vi lär och inser att vi måste avsätta tid för att lära känna varandra mer. Men att bygga ihop ProAgile-laget och lära känna varandra är inget som sker av sig själv. Det gäller inte bara vårt lag, det gäller alla lag.

ProAgile-laget

I förra veckan avsatte vi tid för att bygga ihop ProAgile-laget. Vi vet att vi måste spendera tid ihop för att lära känna varandra. Det är viktigt för att kunna lita på varandra och därmed kunna jobba bättre ihop. Vi är medvetna om att alla team går igenom olika faser. Dessa faser är kända som forming-storming-norming-performing, definierade av Bruce Tuckman på 60-talet. Genom medvetna handlingar kan man undvika att teamet fastnar i någon av de tidiga faserna. 

Fem felfunktioner i en grupp

Fem felfunktioner i en grupp - Patrick Lencioni

När jag läste Patrick Lencionis bok "Fem felfunktioner i en grupp" insåg jag hur viktigt det är att lära känna varandra i ett team. Den boken gav mig en aha-upplevelse om hur viktigt det är att skrapa lite mer på ytan och lära känna personen. Många team vill gärna gå på teambuildingaktiviteter såsom att bowla, köra gokart eller lösa deckarmysterier ihop. Inget ont om det och det kan vara bra och trevligt. Jag skulle dock rekommendera att man börjar mycket enklare, tex med att ta en fika tillsammans och prata om saker utanför jobbet. Detta leder till en större öppenhet i den mellanmänskliga kommunikationen och ökar vårt s.k. Joharifönster. Vilket är en förutsättning för mer och bättre samarbeten.

I boken så ger Patrick några tips på var man kan börja, tex hemort, familjeförhållanden mm. Han kallar det kapitlet "Avklädning" i boken (sidan 67 i min svenska version). Huvudpersoner ber alla svara på "fem inte alltför påträngande personliga frågor". Frågorna som är relativt oskyldiga (men de kan självklart bli väldigt känsliga beroende på vad en person har med sig i bagaget) låter så här, "Hemort? Hur många barn i familjen? Intressanta sysselsättningar under barndomen? Största utmaning under uppväxten? Första jobb?"

Min erfarenhet är att genom att börja prata med varandra om oskyldiga ämnen så kommer man varandra närmare och har lättare att jobba ihop. Man hittar gemensamma intressen och kontaktytor som gör att man bygger djupare relationer till varandra. 

Oskyldiga frågor i ProAgile-laget

Vi åkte till Pamporovo i Bulgarien för att lära känna varandra och för att prata om vår vision samt utveckla strategier för att kunna samarbeta ännu bättre inom ProAgile-laget. Anledningen till att vi valde Bulgarien är att en av våra medarbetare kommer därifrån och hon kunde då guida oss till en hel rad nya upplevelser. Alla dessa upplevelser delar vi numera i ProAgile-laget och detta stärker vår vi-känsla. Vi hade också möjlighet att åka lite skidor då Pamporovo är en skidort, en av de mest sydliga i Europa.

Som en liten förberedelse inför resan hade jag och Lisa satt ihop några frågor som vi ville att alla skulle fråga varandra. Dessa frågor var inspirerade av berättelsen i "Fem felfunktioner i en grupp". Våra frågor löd så här;

  • Var är du född?
  • Hur många barn var ni i din familj?
  • Vilka intressanta sysselsättningar hade du under barndomen?
  • Vilken var din största utmaning under barndomen?
  • Vilket var ditt första jobb?
  • Vilket är det mest oväntade jobb du haft?

Uppmaningen till var och en av oss var att försöka finna svaren till följande hos alla våra kollegor. Samt att ställa sig frågan, vilka fler frågor finns det att ställa? Med dessa frågor som grund uppstod många långa och djupa diskussioner om och mellan oss alla på ProAgile. Vi har genom detta lärt känna varandra lite mer.

Historia först, sen framtid

Detta moment att lära känna varandra har vi med som ett obligatoriskt steg i våra teamstarter. Då som en övning som heter livslinje (journey lines på engelska). Syftet med den övningen är densamma som med frågorna, att lära känna varandra. Vilket upplägg man väljer beror på omständigheterna. Med frågor så blir det mer parvis eller i smågrupper som man pratar. I en mer organiserad övning så lär alla känna en person i taget. Jag tror inte det ena sättet är bättre än det andra utan det viktigaste är att man gör det. På ProAgile har vi funderat en del kring hur vi kan dela vår livslinje med våra kollegor på ett smart och smidigt sätt. Jag tycker att vi lyckades bra på detta sätt.

Vision och strategi

När vi väl lärt känna varandra lite mer så var det dax för att titta framåt. Vart vill vi? Hur ska vi komma dit? Vi ville gärna hitta en "hisspitch" som vi kan använda för att presentera oss själva och vårt företag för andra. Vi hade ett antal välfaciliterade rundor av parvisa samtal kring vår vision och strategi. Inspirerade av den annorlunda miljön med granbeklädda bergssidor, solsken och snö, kom vi fram till några värdeord som vi vill ska ingå i vår personliga berättelse. Hur vi framför den, vilka exakta ord och formuleringar är upp till var och en av oss. Eftersom berättelsen är vår egna anledning till varför vi alla valt att jobba på ProAgile.

De värdeord som är viktiga för oss är

  • Samarbeta, jobba tillsammans för att lära av varandra och göra större skillnad för våra kunder.
  • Blomstra och spira, vi vill utveckla andra och oss själva.
  • Skapa engagemang, att ge människor en bättre arbetsupplevelse och ett bättre liv.
  • Dela med oss av det vi kan och det vi lär oss.

Detta är vad vi på ProAgile vill hjälpa världen med. Vi försöker varje dag med att hjälpa våra kunder att utvecklas och att utveckla produkter, tjänster, individer och organisationer.

Scrumtavlan - vän eller fiende?

Daily meeting

Många team har dagliga möten för att synka sig med varandra, och det görs på många olika sätt. Här finns det inget rätt eller fel. Bara mer eller mindre bra sätt. Ett av de problem som jag har sett är att man följer Scrumguiden mekaniskt utan att tänka efter varför man gör det man gör. Man samlas framför Scrumtavlan och rapporterar. Man svarar på frågorna.

  1. Vad har jag gjort?
  2. Vad ska jag göra?
  3. Vilka problem har jag?

Men man glömmer ofta bort den andra delen av frågorna. Där det står om teamet och sprintmålet. Det blir väldigt mycket fokus på individer och inte på teamet. Man missar att jobba tillsammans mot ett gemensamt mål.

Transparens, inspektera och anpassa (upprepa)

Enligt Scrumguiden så är det dagliga mötet till för utvecklingsteamet. Det är bara utvecklarna som får yttra sig i mötet. Andra intressenter kan vara med och lyssna men det är ett planeringsmöte för utvecklingsteamet. Mötet ska hjälpa utvecklingsteamet att planera sitt arbete, till nästa dagliga möte. För att mötet ska bli så bra som möjligt måste det råda transparens. Det är en av de agila grundpelarna. Då måste det vara sanningen som finns på scrumtavlan, oberoende om den är digital eller analog. Det teamet jobbar med är det som syns på scrumtavlan. Inget göms och allt som finns på scrumtavlan är aktuellt.

scrumboard

Den andra grundpelaren är inspektera. Det är det vi gör på mötet. Hur ligger vi till nu? Kommer vi att nå vårt mål för den här sprinten? Om teamet anser/inser att de inte kommer att nå i mål så måste de agera. Detta är anpassningen, den tredje grundpelaren. Vad och hur de ska agera för att göra sin anpassning är upp till dem. Ska någon informeras? Ska vi ta bort lite arbete?

Börja med det viktigaste på scrumtavlan

Ett relativt enkelt sätt att få till dessa tre delar är att man tittar på scrumtavlan uppifrån och till höger. Istället för att ha ett personfokus, så fokuserar man på det som är viktigast just nu för teamet. Man har ett teamfokus, eller ett uppgiftsfokus. Då rekommenderar jag att man börjar uppifrån, där det viktigaste oftast finns. Man tittar från höger för där finns de sakerna som är närmast mål. Man försöker bli klar med någon uppgift. Jag brukar jämföra det med innelaget i brännboll (eller baseball). De får bara poäng när någon kommer tillbaks hem igen (de går i mål).

scrum board, where to start the inspection
scrum board, order of inspection

Ofta har jag sett team som inte vet hur man vinner i detta spel som vi kallar produktutveckling. Jag anser att man vinner genom att göra nåt klart. Det finns en bra slogan på engelska för det här, "Stop Starting, Start Finishing". För mig betyder den att det är mycket viktigare att avsluta något än att påbörja något.

Problem med scrumtavlan

Ett vanligt förekommande problem är att scrumtavlan är en stor (oprioriterad) hög med uppgifter som är dåligt nedbrytna och otydligt definierade. Vilket gör att man vet inte när en uppgift är klar. Då är det svårt att komma i mål.

Ett annat problem är när man använder sig av ett digitalt verktyg och låter det styra sitt arbetssätt snarare än att verktyget ska stödja det sätt vi vill jobba på. Det kan t.ex. vara att det inte finns stöd för en traditionell scrumtavla utan det blir mer av en lista av uppgifter. Då kan det bli svårt att överblicka och prioritera.

ProAgile-dag för att utveckla oss själva

Agenda PA-dag

Vi på ProAgile tror på decentralisering, transparens och medbestämmande. För ett tag sen hade vi en av våra månatlig PA-dagar. Det är en heldag som vi på ProAgile ägnar åt att utveckla företaget och oss själva.

Vi utvecklas väldigt mycket i alla våra kunduppdrag när vi tillför värden till kunden. Men på dessa dagar kan vi fokusera på att tillföra värde till oss själva och det är nödvändigt för att vi ska utvecklas som företag och individer. Vi avsätter hela dagen till detta och vi gör agendan ihop. Det brukar bli lite av varje men vi vill alltid lära oss nåt, ha kul och konkretisera några problem eller möjligheter som vi sett i vår vardag.

Rekrytering och medbestämmande

Denna dag skulle vi få besök av en potentiell ny medarbetare. Några av oss hade redan träffat rekryten eftersom vi kände eller kände till personen i fråga. Men innan vi bestämmer oss vill vi att ALLA på bolaget ska få vara med och säga sitt och träffa personen. Så vi hade bokat in en timme på eftermiddagen. Inför mötet förberedde vi oss genom att diskutera och visualisera potentiella utfall av mötet. Vi satte upp ett antal frågor som vi ville diskutera och hur vi ansåg att ett lyckat möte skulle sluta. I detta fall var ett lyckat möte att vi ville ha med denna person som medarbetare och att vi kunde ta i hand på detta samt att vi var överens om lönen.

Vi diskuterade drivkrafter och motivation med vår nya rekryt. Alla som jobbar på ProAgile drivs av att utvecklas själv och att utveckla våra kunder. Gemensamt för oss är att vi har en inneboende vilja att hjälpa andra att bli lite bättre. Då blir vi också bättre. Vi vill att våra kunder ska briljera och utföra stordåd.

vi på proagile

Ta beslut

Vi använder oss ofta av fingerröstning för att snabbt fatta beslut på ProAgile. Både i små och stora frågor. Så även nu, om huruvida vi ville ha med den nya personen i vårt lag. Alla visade fem fingrar! Total konsensus och vår nya medarbetare var ett faktum. Personen i fråga var till och med lite rörd över stundens allvar och det var extra kul.

Nu hade vi kvar att diskutera  och besluta om lön. Samt lösa en del administrativa frågor. På ProAgile tillämpar vi en s.k. mållönemodell vilket bygger på total transparens. Alla vet allas löner, och vi är med och sätter dem. Genom diskussioner hittar vi en lämplig nivå för alla medarbetare och justerar vid behov.

Vi visualiserade allas våra löner på en whiteboard och så fick vår nya medarbetare ge oss ett förslag på vad som var en rimlig nivå. Sen godkände vi slutligen vår nya medarbetares mållön med fingerröstning och sen var det klart.

Skalning och medbestämmande

Skalning

Hur väl kommer detta sätt att jobba ihop fungera i större skala? Bra tror vi. Vi har många fler tekniker och tankar i vår verktygslåda. Bl.a. från Sociokrati 3.0 och Teal-tänk. Vi kommer att fortsätta experimentera med medbestämmande, transparens och decentralisering för att bygga ProAgile tillsammans.

Dagens frukostmöte

Idag startade vi dagen med frukostnätverket Agila Ledare som vi ordnar tillsammans med våra vänner på Squeed.

Dagens ämne var de faktorer som ledare på olika sätt behöver sätta på plats för att få fantastiska resultat från sina teams. Henrik Berglund från ProAgile ledde morgonens workshop. Mycket av morgonen handlade om resultaten från den ledande teamforskaren Richard Hackmans arbete. Deltagarna fick bekanta sig med dem genom ett antal olika övningar i sub-grupper. 

Genom att skapa de rätta förutsättningarna tar man kontroll över 90% av det som påverkar det teams framgång och välmående. Det hävdar i alla fall Richard Hackman, och efter att ha tillämpat hans idéer i många år så tycker vi att det ligger mycket i det!

 

Livliga diskussioner, lärande och konkreta actions att ta med hem för alla deltagare blev resultatet av morgonen. När morgonens insikter kommer i bruk i praktiken räknar vi med att se stadens team blomstra som aldrig förr 😉

Är du intresserad av det agila ledarskapet? Häng med på någon av våra sessioner i ämnet i höst så får du också bekanta dig med Hackman, och mycket mer!

 

 

Blomma

Varför fingerröstning?

Eviga diskussioner utan (be)slut

Fingerröstning (fist to five på engelska) är en enkel metod för en grupp människor att fatta beslut. I många sammanhang spenderas mycket tid på att diskutera olika frågor utan att kunna ta beslut. Ibland är diskussionen det viktigaste. Men om det är viktigare att ta beslut, kan fingerröstning vara ett verktyg för att inte bara diskutera.

Vad är fingerröstning?

Fingerröstning är en samarbetsövning med inslag av fysisk aktivitet. Fingerröstningen börjar ofta med att man diskuterar en fråga. Utifrån detta formulerar någon person i gruppen ett förslag att ta ställning till. Denna personen kan antingen vara en medlem i gruppen eller en utsedd facilitator.

I början kan det vara lite svårt att formulera sig på ett bra sätt. Det kan behövas flera försök innan man hittar en lämpligt formulering att rösta om. Men ge inte upp, till slut går det bra och effektiviteten i beslutsfattandet ökar.

När förslaget är formulerat för alla att ta ställning till, så funderar varje person (tyst för sig själv) på hur bra de tycker att förslaget är på en skala från ett till fem.

Svarsalternativ i fingerröstning
  1. Ett finger betyder dåligt.
  2. Två fingrar betyder att jag vill säga något innan vi kan komma till beslut, t.ex. göra ett tillägg eller ett förtydligande.
  3. Tre fingrar betyder att jag kan acceptera förslaget.
  4. Fyra fingrar betyder att jag tycker att det är ett bra förslag.
  5. Fem fingrar betyder att detta är den bästa idén jag hört och jag kommer att gå i bräschen för den.

Fingerröstning handlar inte om att alla ska tycka lika utan att alla i gruppen ska kunna komma till tals och att alla kan acceptera förslaget.

Hur gör man fingerröstning?

När personerna i gruppen bestämt sig för hur de vill rösta håller de fram sin knutna hand för att visa att de är klara. Detta förfarande har två stora fördelar:

  1. Genom att alla tänker först och sen visar sina röster samtidigt så slipper man att någon "ankrar" beslutet. Dvs att någon påverkar de andra att rösta på ett visst sätt.
  2. Genom att tänka först och sen hålla fram sin knutna hand så visar man att man har tänkt klart och att man är redo att rösta.

När alla visar sina knutna händer kan någon räkna till tre eller på nåt annat sätt signalera att det är dags att visa sina röster.

Då behöver man inte prata om huruvida man är redo att visa sitt beslut eller ej. Genom att man håller fram sin knutna hand så snabbar man upp processen så att ingen behöver facilitera röstningen och på så sätt kan man spendera minimalt med tid i själva fingerröstningen. Detta främjar samarbete, självstyrning och effektivitet.

Resultatet av en fingerröstning

I den bästa av världar röstar alla för förslaget utan invändningar. Men ibland (eller ganska ofta) så är det någon som inte kan acceptera förslaget. D.v.s. de visar en eller två fingrar. Vad händer då? Då måste man lyssna in den eller de personerna som inte kan acceptera förslaget. Då har personen rätt (och en skyldighet gentemot de andra) att utrycka sina farhågor kring förslaget. Om personen har en kommentar som behöver ett klargörande, så kan man göra en ny fingerröstning med samma formulering efter att man diskuterat lite till. Annars får man försöka hitta en ny formulering att fingerrösta om.

På detta sätt garanteras alla närvarande att vara delaktiga i beslutet och att alla får komma till tals.

När och var gör man fingerröstning?

 

Valfri grupp av människor

Denna metod är så enkel att man kan använda den i många olika sammanhang. T.ex. i familjen, i sitt arbetslag, i sin fotbollsklubb, på styrelsemötet i bostadsrättsföreningen. Eller någon annanstans där man är några personer som vill ta ett beslut snabbt och enkelt. Där man vill fokusera på sakfrågan och ta beslut, och inte på hur man tar beslutet.

När man väl förstått hur fingerröstning fungerar vill man inte göra på nåt annat sätt. I en ny konstellation av människor kan det vara nyttigt att diskutera detaljerna om hur man gör, annars kanske man har olika uppfattningar om hur det ska gå till. Jämför t.ex. med att många har olika varianter av regler för vanliga lekar och sällskapsspel. "I vår familj gör vi så här..."

 

Hjälp med fingerröstning, eller något annat som främjar lagarbete och självstyre?

Vi på ProAgile använder fingerröstning i många olika sammanhang i vår vardag. Vi har lärt oss att detta hjälper oss att fokusera på det som verkligen är viktigt och maximera värdet av det vi gör. Vill du oxå ha hjälp med att fokusera på det som verkligen är viktigt? Tveka inte att höra av dig till oss!