Tag: "scrum"

Gemensamt mål
Organisera tavlan
Utnyttja tavlan uppifrån och höger
Vad är viktigast nu
Minnesramsorna

Börja uppifrån och från höger

I ett tidigare inlägg har jag beskrivit hur man kan attackera scrumtavlan för att få ut det mesta av det dagliga mötet. Vad som oxå kan påverka hur värdefullt mötet känns, är hur man kan organisera scrumtavlan. Om det bara är lappar (eller motsvarande i ett digitalt verktyg) som är oorganiserade så är det svårt att få en gemensam bild av vad man håller på med. Jag har oxå sett team som filtrerar (den digitala) tavlan per person. Då får man ingen överblick och man kan missa beroenden mellan saker. Då är det oxå svårt att avgöra vad man måste göra för att komma framåt. Det är som i skogen eller på sjön, man måste veta var man är för kunna komma dit man vill i okänd terräng.

Organisera scrumtavlan för vad som är viktigast nu

Syftet med det dagliga mötet i Scrum är att teamet ska samplanera för att lyckas nå sprintmålet. Om man inte har ett sprintmål (och sålunda inte använder Scrum) så har man ändå nytta av mötet för att planera vad som är viktigast just nu.

Ett sätt att tänka som jag brukar lära ut är att fundera på hur man vinner. När och hur får man poäng i vårt spel? Det agila manifestet ger en fingervisning, "fungerande mjukvara...". Jag skulle vilja göra tillägget, "i rätt miljö". Räcker det med att ha fungerande mjukvara på min utvecklardator? Eller måste det ska vara hos kunden eller i produktionsmiljön?

Jag brukar ta hjälp av följande ordlek/förkortning på engelska. WIN = What's Important Now. Vad är viktigt att jobba med nu? Är det att färdigställa nåt som nästan är klart? Är det att starta nåt nytt?

De team som jag sett använda detta har haft stora framgångar i att jobba med rätt saker just nu.

Fyra områden att adressera varje dag

Genom att ha en tanke på vad vi behöver prata om vid det dagliga mötet så kan vi hantera både det akuta, det nödvändiga, samt förbättringar och framtiden. Jag brukar rekommendera att man kan prova att organisera scrumtavlan i fyra delar. Fyra olika rader/sektioner där överst är viktigast och underst sålunda minst viktigt, men inte oviktigt. De fyra delarna är:

  1. Akuta saker (hot issues, unplanned stuff) - tex buggar, störningar i driftmiljön och liknande saker som man måste ta tag i direkt. Gemensamt för dessa saker är att de är oplanerade saker som helt plötsligt dyker upp och som vi då måste hantera mer eller mindre direkt. Kanske att man måste släppa nåt annat ur någon annan kategori. Eller om det inte är så akut att det kan vänta till imorgon.
  2. Planerade saker (planned stuff) - tex funktionstillväxt mm. Saker som vi har förfinat och planerat att jobba med, helst nedbrutet till lagom stora paket (mer om lagom storlek en annan gång). Denna del av tavlan kan med fördel bestå av flera olika rader. En för varje värdefull sak (i form av user story eller liknande).
  3. Förbättringar (improvements) - saker som utvecklarna själva har funderat på som ger värde nu eller senare men som produktägaren inte ser kundnyttan med direkt.
  4. Framtiden (future, refinement) - undersökningar, nedbrytning och lärande om saker som vi ska jobba med senare. Sånt som vi måste förfina för att kunna ta med i nästa sprint.

Oplanerat och planerat arbete

En invändning mot detta sätt att organisera scrumtavlan kan vara att vi har bara user stories på vår tavla eftersom vi kör Scrum. Det är en helt legitim invändning. Jag har dock ALDRIG mött ett team (med eller utan Scrum), som slipper att hantera akuta saker på daglig basis. Därför är jag övertygad om att den första raden kommer till nytta. Sen kan man använda de andra för sina planerade saker och det är där Scrums styrka kommer in. Att fokusera på några få saker under en kort tid och se till att få det klart.

Sen hade det självklart varit fantastiskt om fler team kunde sluta skapa så många buggar. Då skulle den första raden inte behöva användas så ofta.

Bättre flyt och fokus

Genom att organisera scrumtavlan på detta sätt lyckas man adressera ett antal problem.

  • Vi kan hantera det viktigaste först. Är det buggar eller andra problem som vi måste ta tag i så släpper vi det andra för nu.
  • Vi glömmer inte bort förbättringar, de synliggörs genom att det finns plats för dem på tavlan. Sen måste man se till att prata om dem. Eller frånvaron av dem, om det inte finns några.
  • Vi påminns om att vi måste fundera på och jobba med framtiden. Om vi inte förfinar, undersöker och bryter ner planerat arbete så kommer vi att drabbas av små och stora överraskningar när vi jobbar med våra planerade saker längre fram i tiden.

Jag hade förmånen att hålla ett blixttal på Agila Sverige 2018 på detta ämne.

Gilla och dela gärna det här inlägget:

Henrik Berglund

Förra tisdagen kickade vi igång vårens enda Professional Scrum Product Owner I (PSPO I), under ledning av Henrik Berglund. Sexton taggade och förväntansfulla deltagare tog plats för att lära sig om det senaste och mest värdefulla i Scrum, produktledning och produktägarskap. Deltagarna fick lära sig och diskutera agilitet, motivation, värdemaximering, visualisering och hantering av produktbacklog, varvat med många lärorika och engagerande övningar. Henrik guidade vant deltagarna igenom produktägarskapets vanligaste fallgropar, deltagarna berättade om sina nuvarande utmaningar och tipsade varandra om möjliga lösningar. Också mycket diskussion hur produktledningen kan och brukar transformeras till agilt. Kort sagt, två utvecklande dagar för såväl deltagare som deras hemmaorganisationer (samt inte minst mig själv, som deltog som kursassistent). På onsdagseftermiddagen skiljdes vi alla åt, trötta, men fyllda med nya idéer och tekniker för att skapa mer värde.

Om PSPO

Scrum.org's Professional Scrum Product Owner I är en gedigen introduktion till produktägarskap i en agil scrumorganisation. Efter kursen har deltagarna möjlighet att göra ett onlinetest och erhålla PSPO I, en globalt erkänd och respekterad certifiering. Deltagare på PSPO I har därefter möjlighet att få göra PSPO II till ett förmånligare pris (efter mycket studier och praktisk erfarenhet, såklart!).

Gilla och dela gärna det här inlägget:
Dagens frukostmöte

Idag startade vi dagen med frukostnätverket Agila Ledare som vi ordnar tillsammans med våra vänner på Squeed.

Dagens ämne var de faktorer som ledare på olika sätt behöver sätta på plats för att få fantastiska resultat från sina teams. Henrik Berglund från ProAgile ledde morgonens workshop. Mycket av morgonen handlade om resultaten från den ledande teamforskaren Richard Hackmans arbete. Deltagarna fick bekanta sig med dem genom ett antal olika övningar i sub-grupper. 

Genom att skapa de rätta förutsättningarna tar man kontroll över 90% av det som påverkar det teams framgång och välmående. Det hävdar i alla fall Richard Hackman, och efter att ha tillämpat hans idéer i många år så tycker vi att det ligger mycket i det!

 

Livliga diskussioner, lärande och konkreta actions att ta med hem för alla deltagare blev resultatet av morgonen. När morgonens insikter kommer i bruk i praktiken räknar vi med att se stadens team blomstra som aldrig förr 😉

Är du intresserad av det agila ledarskapet? Häng med på någon av våra sessioner i ämnet i höst så får du också bekanta dig med Hackman, och mycket mer!

 

 

Blomma
Gilla och dela gärna det här inlägget:
Molood Noori

Are you trying to use agile with many teams across several locations/countries? Agile Coach Molood Noori have used Sociocracy 3.0 to successfully adress this situation. Check out the interview below with her by ProAgile's Henrik Berglund.

ProAgile: Hello Molod! Really looking forward to be talking about some interesting experience you have with Sociocracy 3.0 and scaling agile.

Molood: Hi. It’s nice to be here and have the opportunity to share my experience regarding Sociocracy 3.0 in a distributed organization.


ProAgile: Before we get into that, could you just tell us a few things about who you are and what you do?

Molood: Sure. My name is Molood Noori. I’ve been practicing agile coaching for a few years now. I’m a big advocate of remote work and geographically distributed teams in the agile world. I believe that remote work is the future of work.

I help people in agile organizations to re-think and re-shape their governance structure in a way that would enable them to gain more freedom, become happier and hence more productive.


ProAgile: So, you recently coached on organization as they applied Sociocracy 3.0. From your point of view, what was interesting about this experience?

Molood: My last project was with King. They have offices in over 10 countries.

This is where I used Sociocracy 3.0 to help one department change their structure to scale in a sustainable way.

I’m gonna give you three insights that I gained through that experience.

  • While Sociocracy 3.0 can seem like a heavy framework at first, it feels like common sense after you start putting it in practice. I’ve seen it happen not only with product owners and developers, but also with managers as well.
  • Despite the threatening appearance of the idea of collaborative governance - as suggested by Sociocracy 3.0 - for people in leadership positions, they were indeed the ones that benefited the most from an S3 way of working. In my experience, a big load of work got lifted off of the leaders’ shoulders and they could focus on high impact work that really mattered.
  • I learned an important lesson as the facilitator of the self re-organization workshop using S3: do not get stuck in planning, execute the plan immediately after it’s good enough for now and safe enough to try. Then observe the impact and re-iterate to refine and improve the plan based on the feedback you receive in action.

ProAgile: That sounds great! So, what where some of the challenges that triggered this work?

Molood: There were quite a few challenges that triggered this work.

  • A fundamental problem was a lack of vision or what I call having multiple visions for the product.
  • The developers had too much work all the time. New customers meant new feature requests and more time spent on supporting the internal customers i.e. game developers and game artists. A few people had multiple responsibilities that were sometimes competing with one another which was causing conflict of interests.
  • The development teams were located in different countries and verbal conversations about design decisions or working agreements or any other decision that required consensus was time consuming and frustrating. Some decisions were dependent on the input of people with the required authority but not necessarily the needed knowledge to make those decisions.

All of these challenges affected the pace of development, the quality of the product and clearly the overall motivation of people who were creating a product that was used over one billion times every day.

I chose S3 to improve the situation.


ProAgile: Could you give an example on how S3 helped you work on these challenges?

Molood: It’s rather difficult to be specific answering this question, because S3 has made an impact on the overall structure and way of working of the organization.

Let people grow to take responsibility

Actually, before I even knew about S3, I had a mentality that was totally compatible with S3. From the very beginning of my coaching journey, I questioned the value of meetings. I therefore made attendance to all meetings optional. This suggestion helped the organizations to identify the meetings that were not adding value so they could remove or improve them.

What S3 promotes is that decisions should be made by people who are affected by the decision. With S3, decision making became so much easier for all roles in the organization. On top of that, people grew to take responsibility 

Handling multiple visions

For example for the challenge of having multiple visions, (which people often call lack of a product vision), I facilitated a few meetings/workshops with the product owners, architects and developers. In these workshops, they visualized their unique take of the product vision and roadmap and I designed a few steps in the workshop for them to combine those into one unified roadmap and vision using consent decision making promoted by S3.

This way of creating the roadmap and making decisions about adding features and improvements as time went by, became the foundation of a smooth scaling of this organization.

Making it easy to bring in new people

Another example for how S3 improved the way of working was helping the distributed teams to collaborate together.

Bringing new people onboard the organization became really easy as the organizational structure as well as agreements and processes were documented, visualized and always up-to-date. Roles and responsibilities became clearer, knowledge sharing became an innate part of the DNA of this organization; and the most important of all is that productivity and code-quality got improved as people took responsibility much more easily. 

The organization adapts to current needs

Also the organization became more dynamic as the need of the product became the defining factor for the organizational structure rather than some random governance group’s thoughts and decisions.


ProAgile: A lot of people are looking at frameworks like SAFe, LeSS and Nexus for scaling their organizations. How do you think that approach compare to this experience?

Molood: S3 is a not a replacement for any of those scaling frameworks. It’s a complementary framework that makes it easier to adopt those.

S3 allows organizations to sustainably scale

The S3 techniques for decision making and communication allow organizations to sustainably scale using any of the scaling frameworks you mentioned.

Let your needs drive your use of frameworks

However, in some cases it might seem counter intuitive to have a collaborative governance side-by-side a hierarchical management structure. What is important to remember is that S3 and SAFe (or LESS or Nexus) are frameworks and that means they are not prescriptions. Therefore organizations should pick from them what works for their specific needs.

Get more value from frameworks using botttom-up intelligence

I think if an organization understands the principles of collaborative governance using S3, they would have an easier time with scaling frameworks such as SAFe. S3 potentially enables everyone in the organization to directly impact the decisions that affect them.


ProAgile: So, if people want to learn more about this experience, I know there is an opportunity to hear you speak about it.

Molood: Yes. I will be speaking at the Agile People Sweden Conference on October 25th.  There I will share more details about how I facilitated the transition to S3 for a distributed organization. I will share about the challenges and also what I learned from the experience.


ProAgile: And for those that want to learn more about S3, we have james Priest and Liliana David coming in to do a Sociocracy 3.0 course in Gothenburg on October 27-29. You know them right?

Molood: Yes of course. Having used S3 to this extent, it’s not easy not to know James and Lilli. They are the biggest promoters of S3. They go to different countries to teach it. I owe the majority of my learning about Sociocracy 3.0 to James and Lilli. They have come to Sweden a few times to offer a course in S3 and I saw on your website that they will be in ProAgile soon for the same course. I think it's fantastic. More people need to learn about S3!


ProAgile: Thank you for taking the time to talk to us Molood. I think it will be quite interesting to see what can be done once these patterns start to spread to more organizations!

Molood: Thank you for having me!

 
Gilla och dela gärna det här inlägget:
LinkedIn
Facebook
Facebook
Instagram
Follow by Email